Как заполнить уведомление для Роскомнадзора: пошаговое руководство

Согласно 152-ФЗ «О персональных данных», все лица, занимающиеся обработкой персональных данных, обязаны уведомить Роскомнадзор для регистрации в качестве оператора персональных данных.

Это необходимо сделать до начала курса и сбора личных данных на сайте, так как за несвоевременную регистрацию предусмотрены штрафы.

В данной статье мы предоставим пошаговую инструкцию по заполнению уведомительной формы и её отправке в Роскомнадзор.

1.  Как самостоятельно проверить наличие своих данных в реестре операторов персональных данных?

Рекомендуем проверить, включены ли Вы в реестр Роскомнадзора. Сделать это можно напрямую на сайте РКН Роскомнадзор.

Если Вам нужно узнать, есть ли Вы или нужное Вам лицо в реестре, перейдите по этой ссылке: Портал персональных данных - Реестр

Для максимально быстрого и точного поиска в реестре достаточно ввести ИНН организации или ИП. Если точный ИНН неизвестен, можно искать по названию или фамилии. При этом достаточно указать лишь ключевую часть названия (одно или несколько слов, отличающих организацию от других), без указания организационно-правовой формы, спецсимволов, кавычек и сокращений. Если название состоит из нескольких слов, разделённых дефисом или пробелами, достаточно указать только одно из них. РКН советует избегать часто встречающихся слов, таких как «Российский», «Федеральный», «Общество» и подобных, чтобы повысить точность поиска.

Окно поиска и список результатов выглядят так:

2. Отправка формы уведомления в Роскомнадзор.

Способы отправки уведомления!

Прежде чем перейти к заполнению формы, выберите удобный способ её отправки на странице:

1. В бумажном виде. Заполненную форму потребуется распечатать и направить в территориальный орган по месту регистрации оператора.
2. В электронном виде с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи. Заполненную форму потребуется подписать электронной подписью перед отправкой на сайте. Для создания и проверки подписи установите плагин «КриптоПро ЭЦП Browser plug-in» и настройте работу с ним.
3. В электронном виде с использованием средств аутентификации ЕСИА. Если у вас есть подтвержденная учетная запись на портале «Госуслуги», вы можете зайти в свой аккаунт на портале, заполнить форму и направить её в электронном виде.

После выбора подходящего способа отобразятся поля формы для заполнения.

Регион регистрации и сведения об операторе

В поле «Регион регистрации» укажите субъект Российской Федерации, на территории которого зарегистрирована ваша организация в качестве юридического лица (ЮЛ), индивидуального предпринимателя (ИП) или самозанятого.

В разделе «Сведения об операторе» заполняется информация о реквизитах вашей школы (ЮЛ, ИП или самозанятом), которая обрабатывает персональные данные своих клиентов.

При выборе варианта «Другой документ гражданина РФ» вручную укажите тип документа. Например: заграничный паспорт гражданина РФ или удостоверение военнослужащего.

В подразделе «Адрес оператора» укажите индекс и кликните на «Выбрать», чтобы заполнить свой адрес проживания. Нажмите «Ок» после заполнения.

Если ваш почтовый адрес совпадает с местом проживания, поставьте галочку, чтобы данные автоматически подставились из предыдущих полей.

Если адреса не совпадают, кликните на «Выбрать», заполните поля и нажмите «Ок».

Укажите свой адрес электронной почты и при необходимости добавьте телефон и факс.

В поле «Регионы обработки» укажите все субъекты Российской Федерации, где могут проживать ученики вашей школы. Можно поставить отметку «Все субъекты Российской Федерации», чтобы не перечислять все возможные регионы.

Если у вас ИП или Юр.лицо, то также заполните ИНН и ОГРН/ОГРНИП.

Пример полного заполнения раздела «Сведения об операторе» для самозанятого.

Цели обработки персональных данных

В поле «Цель обработки ПД» выберите «иная».

В дополнительном поле укажите следующие пункты:

• оказание услуг клиентам,
• установление обратной связи с клиентами.

Если ваша школа выступает в качестве ЮЛ или ИП, у которого есть сотрудники, добавьте дополнительную цель «ведение кадрового и бухгалтерского учёта».

Если у вашей школы есть лицензия на образовательную деятельность, добавьте еще одну цель — «Обеспечение соблюдения законодательства РФ в сфере образования».

В подразделе «Категории персональных данных» необходимо отметить всю информацию, которую ваша школа собирает от своих клиентов для обработки.

В качестве категории субъектов укажите «Клиенты». Если у вашего ИП или ЮЛ есть сотрудники, также выберите категорию «Работники».

В подразделе «Правовое основание обработки персональных данных» выберите следующий вариант:

В подразделе «Перечень действий» нужно выбрать все действия, которые ваша школа осуществляет с персональными данными. Укажите следующие:

В подразделе «Способы обработки» нужно указать, каким образом ваша школа обрабатывает персональные данные.

Выберите следующие способы:

• смешанная,
• с передачей по внутренней сети юридического лица,
• с передачей по сети Интернет.

В качестве мер, предусмотренных статьями 18.1. и 19 Федерального закона «О персональных данных», можно указать следующие:

• издание оператором документов, определяющих политику оператора в отношении обработки персональных данных;
• применение правовых, организационных и технических мер по обеспечению безопасности персональных данных;
• осуществление внутреннего контроля и (или) аудита соответствия обработки персональных данных законодательству;
• определение угроз безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных;
• обнаружение фактов несанкционированного доступа к персональным данным и принятие мер, в том числе мер по обнаружению, предупреждению и ликвидации последствий компьютерных атак на информационные системы персональных данных и по реагированию на компьютерные инциденты в них;
• контроль за принимаемыми мерами по обеспечению безопасности персональных данных и уровня защищенности информационных систем персональных данных.

Если в вашем проекте (ИП или ЮЛ ) есть сотрудники в найме, также добавьте следующие меры:

• назначение ответственного лица за обработку персональных данных;
• установление правил доступа к персональным данным, обрабатываемым в информационной системе персональных данных, а также обеспечение регистрации и учета всех действий, совершаемых с персональными данными в информационной системе персональных данных;
• применение организационных и технических мер по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных, необходимых для выполнения требований к защите персональных данных, исполнение которых обеспечивает установленные Правительством Российской Федерации уровни защищенности персональных данных.

В поле «Средства обеспечения безопасности» укажите технические средства, которые обеспечивают безопасность персональных данных при их обработке. Например:

• использование антивирусных средств защиты информации (перечислите программы, которые используются);
• идентификация и проверка подлинности пользователя при входе в информационную систему по паролю условно-постоянного действия.

В поле «Использование шифровальных (криптографических) средств» выберите «не используются».

В подразделе «Ответственный за организацию обработки персональных данных» выберите лицо, на которого возложена ответственность за организацию обработки персональных данных:

• если ваша школа выступает в качестве самозанятого или ИП без сотрудников, то выберите вариант «Физическое лицо», укажите свои ФИО и контактные данные;
• если ваша школа выступает в качестве ЮЛ или ИП, у которого есть сотрудники, то выберите вариант «Физическое лицо» и укажите данные ответственного сотрудника;
• если обработка персональных данных поручена другой компании, то выберите вариант «Сторонняя организация» и заполните реквизиты организации.

В поле «Дата начала обработки персональных данных» укажите дату регистрации ИП, ЮЛ, статуса самозанятого.

В поле «Срок или условие прекращения обработки персональных данных» выберите «Условие окончания», а ниже укажите «Прекращение деятельности организации».

В поле «Осуществление трансграничной передачи персональных данных» выберите «не осуществляется».

3. Сведения о местонахождении базы данных, содержащей персональные данные граждан РФ.

В данном разделе указывается информация о серверах Автовебофис.

База данных хранится на серверах в РЕГ.РУ.

ЦОД расположен по адресу:

• 109316, Россия, г. Москва, Волгоградский проспект, д. 42 корп. 5.

Заполните «Сведения об организации, ответственной за хранение данных», как указано в примере ниже:

• «Тип организации» — ООО
• «Организационно-правовая форма» —  Общества с ограниченной ответственностью
• «Наименование организации»:

Полное фирменное наименование на русском языке:  Общество с ограниченной ответственностью «Регистратор доменных имен РЕГ.РУ»

Сокращенное фирменное наименование на русском языке:  ООО "РЕГ.РУ"

Наименование Общества на английском языке:  Registrar of domain names REG.RU

• «ОГРН» — 1067746613494
• «ИНН» — 7733568767
• «Страна местонахождения организации, ответственной за хранение данных» — Россия
• «Адрес местонахождения организации, ответственной за хранение данных» — 125315, г. Москва, вн.тер.г. муниципальный округ Аэропорт, пр-кт Ленинградский, д. 72, к. 3 (юр. адрес организации).

В данном документе предоставлена информация о наименовании организации, ОГРН, ИНН, адрес местонахождения организации, ответственной за хранение данных

реквизиты_карточка_компании_ооо_рег.ру_.docx информационное_письмо_5137059.pdf

В качестве лица, имеющего доступ к персональным данным, укажите данные своей школы, как оператора.

4. Сведения об обеспечении безопасности персональных данных

В данном разделе указываются меры, которые предпринимает ваша школа, чтобы соблюдать требования, установленные постановлением Правительства Российской Федерации от 01.11.2012 № 1119 «Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных».

Укажите следующие меры:

• обеспечена сохранность носителей персональных данных;
• используются средства защиты информации, прошедшие процедуру оценки соответствия требованиям законодательства Российской Федерации в области обеспечения безопасности информации, в случае, когда применение таких средств необходимо для нейтрализации актуальных угроз.

Если школа выступает в качестве ЮЛ или ИП с сотрудниками, то также добавьте:

• утвержден руководителем оператора документ, определяющий перечень лиц, доступ которых к персональным данным, обрабатываемым в информационной системе, необходим для выполнения ими служебных (трудовых) обязанностей.

Заполните информацию об исполнителе. Исполнителем является лицо, заполняющее форму уведомления в Роскомнадзор. Это может быть не ответственный за обработку персональных данных, а совсем другой человек, фактически заполнивший уведомление.

После заполнения формы уведомления поставьте галочки в опциях ниже, подпишите документ и отправьте выбранным способом.

Запишите в блокнот сформированные код/номер уведомления и ключ. Они потребуются в дальнейшем для проверки статуса уведомления.

Отправленная заявка рассматривается в течение 30 дней, после чего организация вносится в реестр операторов.

Проверить состояние отправленного уведомления можно по ссылке с помощью номера и кода, который вы получили после отправки уведомления.

Если спустя указанный срок организация не внесена в реестр операторов, вы можете обратиться в электронную приемную Роскомнадзора для уточнения информации.

5.  Как уведомить Роскомнадзор об изменении данных, хранящихся в реестре операторов.

Если вы уже внесены в реестр операторов, осуществляющих обработку персональных данных, но какие-либо данные, ранее отправленные в форме уведомления, изменились, то согласно ч.7. ст. 22 Федерального закона № 152-ФЗ «О персональных данных» необходимо уведомить об этом Роскомнадзор. Сделать это нужно не позднее 15-го числа, следующего за месяцем, в котором произошли изменения.

Рассмотрим, как уведомить Роскомнадзор об изменении этих данных в реестре. Для этого:

1. Откройте на сайте Роскомнадзора раздел с информационным письмом или перейдите к нему по ссылке → https://pd.rkn.gov.ru/operators-registry/notification/updateform/.

2. Выберите способ отправки уведомления:

1. в бумажном виде,
2. в электронном виде с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи,
3. в электронном виде с использованием средств аутентификации ЕСИА.

3. Заполните все поля, помеченные звездочкой, и те поля, в которых данные изменились. Заполнить их нужно по тем же правилам, что и форму уведомления. Вспомнить, как это делается, можно в разделах выше.

В нашем примере изменяются только реквизиты компании, ответственной за хранение данных, поэтому помимо основных разделов дополнительно заполняем весь раздел «Сведения о местонахождении базы данных информации, содержащей персональные данные граждан РФ»:

• Страна — Россия
• Адрес ЦОДа — 109316, Россия, г. Москва, Волгоградский проспект, д. 42 корп. 5.
• Собственный ЦОД — нет

• «Тип организации» —
• «Организационно-правовая форма» —
• «Наименование организации»:

Полное фирменное наименование на русском языке:  Общество с ограниченной ответственностью «Регистратор доменных имен РЕГ.РУ»

Сокращенное фирменное наименование на русском языке:  ООО "РЕГ.РУ"

Наименование Общества на английском языке:  Registrar of domain names REG.RU

• «ОГРН» — 1067746613494
• «ИНН» — 7733568767
• «Страна местонахождения организации, ответственной за хранение данных» — Россия
• «Адрес местонахождения организации, ответственной за хранение данных» — 125315, г. Москва, вн.тер.г. муниципальный округ Аэропорт, пр-кт Ленинградский, д. 72, к. 3 (юр. адрес организации).

В данном документе предоставлена информация о наименовании организации, ОГРН, ИНН, адрес местонахождения организации, ответственной за хранение данных

реквизиты_карточка_компании_ооо_рег.ру_.docx информационное_письмо_5137059.pdf

• «Регистрационный номер записи в Реестре» можно получить в реестре операторов, указав название вашей организации или ИНН.

• «Дата изменения сведений, содержащихся в уведомлении о намерении осуществлять обработку персональных данных» — дата, когда вступили в силу изменения ваших данных.

После заполнения данных поставьте в конце страницы галочки и отправьте уведомление.