Чат-бот - HR в Telegram: отбор сотрудников

Если на вакансию приходит много откликов, не обязательно читать анкеты, писать каждому и вручную выяснять, кто подходит.

Можно поручить первый этап Telegram-боту: он расскажет о вакансии, задаст несколько вопросов, проверит ответы, поставит нужные метки и передаст HR только подходящих кандидатов.

В этой инструкции покажем, как собрать такой процесс в АвтоВебОфис.

В результате: кандидат проходит первичный отбор в Telegram, а руководитель или HR получает уже тех, с кем имеет смысл проводить собеседование.

Когда такой отбор действительно нужен

Допустим, онлайн-школа растет. Раньше основатель успевал делать всё сам. Потом появились ученики, поддержка, продажи, контент — и внезапно выяснилось, что нужен помощник.

Вакансию разместили. Отклики пошли.

А дальше начинается знакомый квест:

• открыть анкету;
• разобраться в опыте кандидата;
• написать;
• задать вопросы;
• дождаться ответа;
• снова написать;
• решить, подходит человек или нет.

И так десятки раз.

В итоге HR превращается в оператора переписки.

Первичный отбор можно автоматизировать.

Вы один раз определяете вопросы и критерии, а бот дальше делает рутинную работу сам.

При этом бот не заменяет собеседование. Он просто не дает вам тратить время на кандидатов, которые отсеиваются еще на первом этапе.

Тот же подход можно использовать для отбора партнеров, подрядчиков и других людей, с которыми вам предстоит работать.

Что будем собирать

Наш процесс будет работать так:

Кандидат → Telegram-бот → вопросы → проверка ответов → метки → решение → HR

Кандидат:

1. подписывается на бота;
2. получает информацию о вакансии и проекте;
3. выбирает — сразу ответить на вопросы или сначала узнать больше;
4. отвечает на три вопроса;
5. получает результат.

Система в это время определяет, какие ответы правильные, и ставит соответствующие метки.

Например:

• Верный ответ 1;
• Неверный ответ 1;
• Верный ответ 2;
• Неверный ответ 2;
• Верный ответ 3;
• Неверный ответ 3.

После этого можно автоматически разделить кандидатов на тех, кто проходит дальше, и тех, кто не подходит.

Как быстрее запустить готовый процесс

Есть два варианта.

Вариант 1 — импортировать готовый шаблон.

Это быстрее. В шаблоне уже собран процесс с тремя вопросами — останется заменить вопросы и ответы на свои.

Откройте:

Маркетинг → Бизнес-процессы → Создать процесс → Импорт готового шаблона.

Ссылка на готовый шаблон - загрузить наш готовый шаблон

Импорт шаблона:

Импорт в редакторе:

Вариант 2 — собрать процесс самостоятельно.

Если хотите разобраться, как всё устроено внутри, идем дальше.

Как запустить отбор после подписки на Telegram-бота

Начинаем с подписки кандидата на Telegram-бота. Как подключить бота (если еще не подключен) →

Перетащите в конструктор элемент «Подписка на Телеграм-бота».

Откройте его свойства двойным кликом и выберите нужного бота.

Теперь кандидат должен получить первое сообщение.

В нем можно коротко рассказать о проекте и предложить два варианта:

• ответить на вопросы;
• сначала узнать подробнее о проекте.

Для этого используйте элемент отправки Telegram-сообщения из блока «Действия».

В свойствах сообщения:

1. включите замену ссылок ссылками-счетчиками;
2. выберите нужного бота;
3. откройте редактор сообщения.

Эту настройку нужно будет включать и в следующих Telegram-сообщениях, где есть кнопки.

В редакторе составьте сообщение и добавьте две кнопки:

«Ответить на вопросы»

и

«Расскажи подробнее о проекте».

Соединяйте элементы между собой и периодически сохраняйте процесс.

Как отправить кандидата в нужную ветку

Теперь нужно понять, какую кнопку нажал кандидат.

Используйте условие «Нажал на кнопку в Телеграм».

Оно разделит процесс на две ветки:

• кандидат готов отвечать на вопросы;
• кандидат сначала хочет узнать больше о проекте.

В свойствах условия:

1. выберите сообщение с кнопками;
2. отметьте обе кнопки;
3. выберите «Ждать, пока контакт не нажмет кнопку».

Красная ветка здесь не используется.

После настройки выбранные кнопки будут выглядеть так:

Как проверить кандидата с помощью первого вопроса

Теперь начинается собственно отбор.

Кандидату отправляется сообщение с первым вопросом и вариантами ответа.

Сразу укажите, сколько вопросов будет всего. Например: «Всего 3 вопроса».

После ответа снова используйте условие «Нажал на кнопку в Телеграм».

Правильный и неправильный ответы отправляем в разные ветки и присваиваем соответствующие метки:

• «Верный ответ 1»;
• «Неверный ответ 1».

Цифра показывает номер вопроса.

В свойствах действия выберите нужную метку.

Если такой метки еще нет — создайте ее прямо здесь.

Пример сообщения с первым вопросом:

Как задать второй вопрос и сохранить результат

После первого ответа кандидат продолжает процесс независимо от результата.

Отправьте ему второй вопрос с вариантами ответа.

Снова отследите нажатие кнопки и поставьте одну из двух меток:

• «Верный ответ 2»;
• «Неверный ответ 2».

Пример второго вопроса:

Как проверить третий ответ

С третьим вопросом всё работает по той же схеме.

Отправляем вопрос → получаем ответ → ставим метку.

Используйте метки:

• «Верный ответ 3»;
• «Неверный ответ 3».

Пример третьего вопроса:

Как автоматически решить, кто проходит дальше

Три вопроса закончились. Теперь система должна принять решение.

Для этого используйте условие «Присвоена метка».

В нашем примере на собеседование проходят кандидаты, у которых есть все три метки правильных ответов:

• «Верный ответ 1»;
• «Верный ответ 2»;
• «Верный ответ 3».

Им отправляем сообщение с приглашением на следующий этап.

Например:

Остальным кандидатам отправляем другое сообщение.

Здесь особенно внимательно настройте красную ветку условия — она как раз нужна для тех, кто не прошел отбор.

Пример сообщения:

Как дать кандидату сначала узнать больше о проекте

Не все готовы отвечать на вопросы сразу.

Кто-то хочет сначала понять, куда он вообще пришел. И это нормально.

Для таких кандидатов используем вторую ветку.

Отправьте сообщение с краткой информацией о проекте и двумя кнопками:

«Ответить на вопросы для собеседования»

и

«Не готов сейчас».

Следующее условие определяет, какую кнопку выбрал кандидат.

Если он готов — отправляем его на первый вопрос и дальше проводим по обычному сценарию отбора.

Если не готов — отправляем короткое сообщение с благодарностью за интерес.

Без драматургии. Человек просто не готов сейчас — бывает.

Что в итоге получает HR

После настройки процесса ручная работа остается только там, где она действительно нужна.

Бот:

• принимает кандидата;
• рассказывает о вакансии;
• задает вопросы;
• проверяет ответы;
• ставит метки;
• отсеивает неподходящих;
• передает дальше тех, кто соответствует вашим критериям.

HR получает не поток случайных откликов, а уже предварительно отобранных кандидатов.

И главное — критерии отбора задаете вы.

Что делать после настройки

Если процесс нужен прямо сейчас, самый короткий путь:

импортируйте готовый шаблон → замените три вопроса на свои → подключите Telegram-бота → протестируйте путь кандидата от подписки до приглашения на собеседование.

Не пытайтесь сразу построить кадровую систему NASA.

Сначала автоматизируйте один конкретный этап — первичный отбор. Если он работает, добавляйте следующие.

Если не хотите собирать процесс самостоятельно, можно передать настройку специалистам АвтоВебОфис.

Нужна помощь с настройкой?

Обратитесь в службу поддержки:

📧 zakaz@autoweboffice.com
📲 ВК Сообщество
📲 Телеграм

Также можно написать через консультанта на сайте Autoweboffice

Если задача шире одной вакансии — например, нужно автоматизировать подбор сотрудников, партнеров или другие повторяющиеся процессы — расскажите о задаче. Подберем вариант настройки под ваш процесс.